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知識管理離不開電子文檔
作者：佚名 日期：2001-6-27 字體：[大] [中] [小]
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知識管理的基本思路是通過對計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，有效地管理和利用存在于單位中各個(gè)角落以及員工頭腦中的信息，從而構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織，確保整個(gè)單位及其內(nèi)部的各個(gè)成員持續(xù)不斷地學(xué)習(xí)和進(jìn)步，并充分發(fā)揮每一位員工的能力與價(jià)值，從而保持單位擁有長盛不衰的生命力與競爭力。
知識管理的內(nèi)容
知識管理的核心是對知識的挖掘、管理與利用。一般而言，單位中的知識分為結(jié)構(gòu)化知識和非結(jié)構(gòu)化知識。結(jié)構(gòu)化知識是在歷史活動(dòng)中積淀下來的、以紙張、電子、音像等形式儲存的有形知識，非結(jié)構(gòu)化知識是存在于員工頭腦中的無形的知識。結(jié)構(gòu)化知識與非結(jié)構(gòu)化知識之間存在著一種動(dòng)態(tài)且相互促進(jìn)和不斷提高的螺旋式互動(dòng)關(guān)系：通過工作，員工頭腦中的一部分非結(jié)構(gòu)化知識會以報(bào)告、程序等形式轉(zhuǎn)化成為可以在單位內(nèi)部加以保存的結(jié)構(gòu)化知識；而員工通過培訓(xùn)、閱讀材料等形式吸收了單位內(nèi)保存的各種結(jié)構(gòu)化知識之后，又會將其轉(zhuǎn)化成為自己頭腦中的專業(yè)知識（非結(jié)構(gòu)化知識）。經(jīng)過這樣的不斷互動(dòng)之后，單位的結(jié)構(gòu)化知識會不斷豐富，員工頭腦中的專業(yè)知識也會不斷提高，從而整個(gè)單位的知識水平也不斷得到提升。
當(dāng)然，上述結(jié)構(gòu)化知識與非結(jié)構(gòu)化知識之間的互動(dòng)關(guān)系是知識管理的理想狀態(tài)，現(xiàn)實(shí)中對非結(jié)構(gòu)化知識的管理與利用是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，短期內(nèi)不可能實(shí)現(xiàn)。因此，在知識管理的初始階段，對結(jié)構(gòu)化知識的管理是其核心。
存在于各種單位中的結(jié)構(gòu)化知識一般包括資料、信息和知識三個(gè)層次，其中數(shù)量最大的是沒有經(jīng)過加工的原始資料；其次是在這些資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行歸類、整理和分析等加工而成的信息，這些信息對公司的決策與運(yùn)作具有重要的參考意義；數(shù)量最少但價(jià)值最大的是經(jīng)過深入分析和挖掘的對決策具有直接參考乃至指導(dǎo)意義的知識。
基于上述三個(gè)層次的劃分，對結(jié)構(gòu)化知識的管理一般也包括三個(gè)階段：
第一步，資料管理。對存在于各個(gè)角落的紛繁、雜亂、無序的大量資料進(jìn)行科學(xué)的整理、分類，并進(jìn)行集中、有序的管理，構(gòu)建覆蓋單位運(yùn)作各個(gè)層面的資料信息庫，為知識管理提供前提與基礎(chǔ)。
第二步，建設(shè)資料分析與信息挖掘隊(duì)伍，從已經(jīng)構(gòu)建的資料信息庫中挖掘出對公司運(yùn)作和決策具有參考意義的有價(jià)值的信息。
第三步，提升本單位的知識挖掘與管理能力，將已經(jīng)從 資料信息庫中獲取的各種有價(jià)值的信息進(jìn)行進(jìn)一步分析和過濾，形成真正意義上的知識。
上述三個(gè)階段中的第一個(gè)階段是實(shí)施其他兩個(gè)階段的前提與基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)整個(gè)知識管理的前提與基礎(chǔ)。
電子文檔管理——知識管理的前提
根據(jù)前面的論述，知識管理初始階段的重點(diǎn)是對結(jié)構(gòu)化知識的管理與利用，而結(jié)構(gòu)化知識管理的第一步是資料與信息的管理，因此資料信息管理是實(shí)現(xiàn)知識管理的前提與基礎(chǔ)。那么，怎樣實(shí)現(xiàn)對資料與信息的有效管理呢？目前在西方發(fā)達(dá)國家已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用而在我國才剛剛興起的電子文檔管理系統(tǒng)就是幫助各種單位實(shí)施資料與信息管理的重要手段。
應(yīng)用電子文檔管理系統(tǒng)，企業(yè)可以迅速地將存在于各個(gè)角落的大量雜亂無章的信息進(jìn)行科學(xué)、集中的分類、存儲、管理與共享，構(gòu)建起實(shí)施信息化建設(shè)所必須的資料信息庫。對于那些以紙張等傳統(tǒng)物理形式存在的資料，電子文檔管理系統(tǒng)也可以通過掃描、數(shù)碼攝入等途徑將其轉(zhuǎn)化成為電子形式進(jìn)行科學(xué)、集中的分類、存儲、管理與共享。這樣經(jīng)過分類和整理以后的大量資料，將成為今后進(jìn)行信息分析和知識挖掘的重要基礎(chǔ)。
除了對現(xiàn)有資料進(jìn)行分類、存儲、管理和利用外，電子文檔管理系統(tǒng)還可以通過其文檔流程管理功能對新文檔資料的起草、審核、審批、簽發(fā)等全過程進(jìn)行高效、有序的管理。利用信息分析模塊，電子文檔管理系統(tǒng)還能夠初步實(shí)現(xiàn)對既有文檔資料進(jìn)行分析與管理的功能。以此為基礎(chǔ)，電子文檔還可以進(jìn)一步擴(kuò)展其在信息分析、信息挖掘和知識挖掘等方面的功能，逐步發(fā)展成為完整的知識管理解決方案。
因此，電子文檔管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)知識管理的前提與基礎(chǔ)，而知識管理則是電子文檔管理的發(fā)展方向。這就是二者的基本關(guān)系。